Γενικές Αρχές Διοίκησης

‘ Γενικές  Αρχές  Διοίκησης  086 ’                   ΙΩΑΝΝΗΣ Γ. ΜΑΥΡΟΣ 

2. Ο προγραμματισμός είναι η διαδικασία που καθορίζει τους στόχους ενός οργανισμού καθώς και τις κατάλληλες μεθόδους για την επίτευξή τους και περιλαμβάνει τον σχεδιασμό και την υλοποίηση του τι θα γίνει, πως θα γίνει, πότε θα γίνει, που θα γίνει, ποιος θα το κάνει και γιατί θα το κάνει.

Τα επίπεδα του προγραμματισμού είναι:

Ο λειτουργικός προγραμματισμός που είναι βραχυπρόθεσμος και εστιάζει στις λειτουργίες και εξελίξεις της επιχείρησης μέχρι τον επόμενο χρόνο ή και συντομότερα. Είναι ένας σχετικά εύκολος προγραμματισμός στο οποίο συμμετέχουν η μέση και κατώτατη βαθμίδα της διοίκησης και τα εκτελεστικά στελέχη (διευθυντές, προϊστάμενοι κ.ά.). Αφορά δραστηριότητες των τμημάτων του οργανισμού και αναφέρεται με ακρίβεια και λεπτομέρειες σε ποσοτικά και χρονικά μεγέθη καθώς και χρηματικά ποσά. Αυτού του τύπου ο προγραμματισμός παρουσιάζει μία ρυθμική επαναληψιμότητα με μεγάλη συχνότητα.

            Ο μακροπρόθεσμος προγραμματισμός που έχει μια χρονική έκταση από ένα έως πέντε χρόνια και προβλέπει το πότε θα επαναληφτεί. Παρουσιάζει σχετική δυσκολία, συμμετέχουν η ανώτατη και μέση βαθμίδα στελεχών και εξετάζει θέματα από όλους τους τομείς της επιχείρησης όπως παραγωγής, πόρων οικονομικά κ.ά..

            Ο στρατηγικός προγραμματισμός με χρονική έκταση πέντε έως δέκα χρόνια. Είναι ένας πολύ δύσκολος προγραμματισμός όπου απαιτούνται ιδιαίτερες αναλυτικές και δημιουργικές ικανότητες και τα στελέχη που συμμετέχουν είναι από την ανώτατη βαθμίδα, σύμβουλοι και επιτελεία. Αφορά το γενικό πλαίσιο της επιχειρηματικής πολιτικής και τους μακροχρόνιους ποιοτικούς στόχους και οράματα.

Τα βήματα του προγραμματισμού είναι:

            Καθορισμός των στόχων, αυτοί πρέπει να είναι σαφώς καθορισμένοι ως προς το περιεχόμενο, τη χρονική διάρκεια και το φορέα υλοποίησης, καθώς επίσης να είναι σε πλήρη αντιστοίχιση με τους αντικειμενικούς σκοπούς της επιχείρησης. Πρέπει επίσης να είναι μετρήσιμοι και επαληθεύσιμοι, ρεαλιστικά πραγματοποιήσιμοι και ιεραρχημένοι.

            Ανάπτυξη εναλλακτικών λύσεων ώστε στην πορεία να έχουμε την δυνατότητα επιλογής 

            Διερεύνηση περιβάλλοντος όπου αναλύεται η υπάρχουσα κατάσταση της επιχείρησης (δυνατότητες, τεχνολογία, δυναμικότητα παραγωγής, στελέχη, οργανωτική δομή, προμηθευτές κ.ά.) καθώς και η θέση της στον ευρύτερο επιχειρηματικό χώρο.

            Αξιολόγηση εναλλακτικών προτάσεων όπου αναλύοντας τις προτάσεις που έγιναν εξετάζουμε δυνατά και αδύνατα σημεία.

            Επιλογή της κατάλληλης λύσης που θα οδηγήσει στην επίτευξη των στόχων.

            Διαμόρφωση επιμέρους σχεδίων που αφορούν συγκεκριμένα προγράμματα δράσης και περιέχουν μεγάλη λεπτομέρεια.

            Εφαρμογή σχεδίων όπου αρχίζει η κινητοποίηση όλων των εμπλεκομένων για την υλοποίηση των επιδιωκόμενων στόχων.        

3. Υποκίνηση (motivation), είναι η προσπάθεια για την δημιουργία κατάλληλων κινήτρων και

ερεθισμάτων, ικανών για να κινητοποιήσουν τις δυνατότητες των εργαζομένων, ώστε να υπάρχει

συνεργασία, εξέλιξη και κοινή προσπάθεια, για την πραγματοποίηση των στόχων της εργασιακής μονάδας.

Οι δημοφιλέστερες θεωρίες υποκίνησης είναι:

Η θεωρία της ιεράρχησης των αναγκών  του  A. H. Maslow.

Σύμφωνα με τη θεωρία αυτή υπάρχουν πέντε τύποι αναγκών όπου η ικανοποίηση μιας κατώτερης ανάγκης αποτελεί προϋπόθεση για το πέρασμα στην επόμενη.

Τα επίπεδα αναγκών ταξινομημένα ιεραρχικά από το κατώτερο προς το ανώτερο είναι:

Βιολογικές και φυσιολογικές ανάγκες (αναπνοή, δίψα, πείνα, ύπνος κ.ά.).

Ανάγκες ασφάλειας (σταθερότητα, τάξη, νομοθεσία και όρια, προστασία κ.ά.).

Κοινωνικές ανάγκες (ανάγκη για φίλους, συμπάθεια, αποδοχή από τους άλλους κ.ά.).

Ανάγκες αυτοεκτίμησης (αυτοσεβασμό, επιτυχία, αναγνώριση κ.ά.).

Ανάγκη για αυτοεκπλήρωση (προσωπική ανάπτυξη σε ανώτατη βαθμίδα.).

Η θεωρία της υποκίνησης – συντήρησης του F. I. Herzberg.

Σύμφωνα με αυτή τη θεωρία υπάρχουν οι παράγοντες  υγιεινής ή συντήρησης, που η παρουσία τους δεν επηρεάζει θετικά τους εργαζόμενους, η απουσία τους όμως τους επηρεάζει αρνητικά και οι παράγοντες υποκίνησης που τους επηρεάζει θετικά.

Μετά από έρευνα ο Herzberg κατέταξε:

Στους παράγοντες υγιεινής ή συντήρησης την διοίκηση του οργανισμού, επίβλεψη, συνθήκες εργασίας, διαπροσωπικές σχέσεις, αμοιβή, κύρος, προσωπική ζωή, ασφάλεια εργασίας.

Στη παράγοντες υποκίνησης την επίτευξη στόχων, αναγνώριση προσπαθειών, εξέλιξη, αντικείμενο εργασίας, υπευθυνότητα, δυνατότητα προσωπικής ανάπτυξης.

Σε ένα παραλληλισμό με τον Maslow, τα δύο κατώτερα επίπεδα τα χαρακτήρησε αντικίνητρα, τα δύο ανώτερα επίπεδα κίνητρα και τις κοινωνικές ανάγκες ότι μπορεί να ανήκουν και στις δύο κατηγορίες.

Οι θεωρίες  Χ και Ψ  του D. McGregor.

Οι θεωρίες Χ και Ψ σαν μοντέλα διοίκησης ανθρώπων εμπεριέχουν παράγοντες υποκίνησης.

Σύμφωνα με την θεωρία Χ, η οποία αντιστοιχεί σε ένα απολυταρχικό τρόπο διοίκησης, οι εργαζόμενοι

τείνουν να απεχθάνονται την εργασία και προσπαθούν να την αποφύγουν εάν μπορούν. Εξαιτίας αυτού, πρέπει να ελέγχονται, να κατευθύνονται, να απειλούνται με κυρώσεις έτσι ώστε να καταβάλλουν αρκετή προσπάθεια για την επίτευξη των στόχων της οργάνωσης.

Σύμφωνα με τη θεωρία Ψ, η οποία αντιστοιχεί σε ένα συμμετοχικό τρόπο διοίκησης, οι εργαζόμενοι

κάτω από κατάλληλες συνθήκες μαθαίνουν όχι μόνο να δέχονται αλλά και να επιζητούν την ευθύνη χωρίς να χρειάζεται έλεγχος ή εξαναγκασμός από τη διεύθυνση.

Η θεωρία του C. P. Alderfer.

Σύμφωνα με την θεωρία αυτή ή θεωρία ERG (Existence-Relatedness-Growth), οι άνθρωποι εργάζονται υποκινούμενοι από τρεις κατηγορίες αναγκών:

της ύπαρξης (τροφή, νερό, στέγη, αμοιβή, ασφάλιση, ασφαλές εργασιακό περιβάλλον).

της σχέσης (οικογένεια, συνάδελφοι, εχθροί φίλοι).  

της ανάπτυξης (παραγωγικότητα, δημιουργικότητα).

Οι ανάγκες αυτές δεν είναι ιεραρχικά ταξινομημένες όπως στη θεωρία του Maslow.

Περισσότερες από μια μπορούν να ικανοποιούνται την ίδια χρονική στιγμή ενώ η ικανοποίηση μιας ανάγκης δεν οδηγεί αυτομάτως στην ανάδυση της αμέσως υψηλότερης ανάγκης.

Η θεωρία των ανθρώπινων κινήτρων του McClelland.

Σύμφωνα με αυτή τη θεωρία, τα τρία σημαντικότερα κίνητρα για να εργαστούν τα άτομα είναι:

η ανάγκη επιτευγμάτων

η ανάγκη εξουσίας

η ανάγκη  δεσμού.

Ο McClelland θεωρεί ότι οι ανθρώπινες ανάγκες είναι αποτέλεσμα μάθησης και ότι τα κίνητρα των αναγκών επιτευγμάτων και εξουσίας είναι θετικά κίνητρα ενώ το κίνητρο ανάγκης δεσμού είναι αρνητικό.

Η θεωρία ενίσχυσης του B. F. Skinner.

Σύμφωνα με αυτή τη θεωρία η συμπεριφορά που ενισχύεται θα επαναληφθεί ενώ η συμπεριφορά που δεν ενισχύεται είναι λιγότερο πιθανό να επαναληφθεί.

Η θεωρία προσδοκίας του V. Vroom.

Σύμφωνα με τη θεωρία αυτή τα άτομα υποκινούνται ανάλογα με τις προσωπικές τους προσδοκίες για αμοιβές. Το άτομο δηλαδή εξετάζοντας τις εναλλακτικές επιλογές του, επιλέγει την ενέργεια εκείνη που κατά την κρίση του έχει τη μεγαλύτερη πιθανότητα να συμβεί και θα του επιφέρει τα περισσότερα οφέλη.

Η θεωρία δικαιοσύνης του J. S. Adams.

Σύμφωνα με αυτή τη θεωρία τα κίνητρα εργασίας επηρεάζονται από την αντίληψη που έχουν τα άτομα του πόσο δίκαια ή ισότιμα αντιμετωπίζονται στην εργασία.

Ο εργαζόμενος συγκρίνει τα αποτελέσματα (αμοιβές, αναγνώριση, εξέλιξη κ.λ.π.) της προσπάθειάς του στην εργασία, με αυτά της προσπάθειας των άλλων.

Αν ο εργαζόμενος αντιληφθεί ότι υφίσταται αδικία, ενεργεί με διάφορους τρόπους προκειμένου να αντισταθεί, αρχίζει να έχει χαμηλότερη παραγωγικότητα, υποβιβάζει την ποιότητα, αυξάνονται οι ημέρες απουσίας του από την εργασία, μπορεί να καταλήξει και σε εθελοντική παραίτηση.

4.        Η διοίκηση είναι μία εκτελεστική λειτουργία που ασκείται σε μία επιχείρηση ή οργανισμό προκειμένου να υλοποιηθούν οι πολιτικές που έχουν συμφωνηθεί και να επιτευχθούν αποτελεσματικά οι στόχοι που έχουν τεθεί.

            Η ηγεσία είναι μια διαδικασία όπου σκόπιμη επιρροή εφαρμόζεται από ένα πρόσωπο πάνω σε άλλα πρόσωπα ώστε αυτά να ακολουθούν εθελοντικά και πρόθυμα.

Ενώ η ηγεσία ασχολείται με το όραμα                η διοίκηση ασχολείται με την εφαρμογή

                                         με στρατηγικά θέματα                                     με λειτουργικά θέματα

                                         με τους ανθρώπους                                         με τα συστήματα

                                         κάνοντας τα σωστά πράγματα                        με το να κάνει τα πράγματα σωστά

Ένας ηγέτης πρέπει να έχει την ικανότητα:

Να εμπνέει, να πείθει, να περνά μηνύματα και να παρακινεί απευθυνόμενος σε ανάγκες ανώτερου επιπέδου.

Να είναι ταπεινόφρων, να προκαλεί την εκτίμηση, να επικεντρώνεται στους ανθρώπους και να απευθύνεται στα συναισθήματα των υφισταμένων του.

Να είναι καλός ακροατής, δίκαιος με όλους, διαθέσιμος πάντα να λύνει προβλήματα, να δίνει συμβουλές  και να καθοδηγεί με οράματα.

Να είναι ευθύς, να κερδίζει την εμπιστοσύνη και την πίστη των συνεργατών του, τους οποίους και να εμπιστεύεται.

Να αναγνωρίζει την εργασία των άλλων και να επιδιώκει ανωνυμία για τον εαυτόν του.

Να είναι ανοικτός με όλους, να γνωρίζει τα ονόματα όλων, να προτιμά την άμεση επικοινωνία και να πραγματοποιεί όσα υπόσχεται.

Ένας manager πρέπει να έχει τις εξής δεξιότητες:

Νοητικές, ικανότητα να αναλύει μια κατάσταση και να βρίσκει την αιτία και το αποτέλεσμα.

Ανθρώπινες, ικανότητα να αντιλαμβάνεται, να τροποποιεί, να καθοδηγεί και να ελέγχει την ανθρώπινη συμπεριφορά.

Τεχνικές, κατοχή των απαιτούμενων τεχνικών γνώσεων για την εκτέλεση συγκεκριμένης λειτουργίας

Επίσης να κάνει ορθή διαχείριση του χρόνου, να έχει ικανότητες για αποτελεσματική επικοινωνία, διαπραγμάτευση, λήψης αποφάσεων και επίλυσης προβλημάτων.

Να μπορεί να κάνει ιεράρχηση προτεραιοτήτων, συντονισμό των δραστηριοτήτων, να είναι σε θέση να χειρίζεται αντιπαραθέσεις αλλά και να διαμορφώνει στρατηγική.

Τα στυλ ηγεσίας είναι:

Αυταρχικό εκμεταλλευτικό, καμία συμμετοχή των εργαζομένων.

Αυταρχικό καλοπροαίρετο ίδιο με το προηγούμενο, μια μικρή προσπάθεια καταβάλλεται για να πειστούν οι υφιστάμενοι ότι όσα γίνονται είναι προς όφελός τους.

Δημοκρατικό ή συμμετοχικό, λαμβάνεται πάντα υπόψη η γνώμη των εργαζομένων.

Καθοδηγητικό ή συμβουλευτικό, ζητείται η συμβουλή των υφισταμένων.

Συγκεντρωτικό, η διοίκηση ασκείται αυστηρά συγκεντρωτικά, δεν επιτρέπονται οι πρωτοβουλίες.

Προστατευτικό, η διοίκηση αναπτύσσει ισχυρούς δεσμούς με τους υφισταμένους.     

ΙΩΑΝΝΗΣ Γ. ΜΑΥΡΟΣ